De meest gebruikte VoIP FUNCTIES op een rijtje | VoIP.nl

VoIP functies algemeen

Functionaliteiten verschillen per telefooncentrale en aanbieder. Niet ieder VoIP systeem werkt hetzelfde. Toch blijkt dat in de praktijk ze veel van elkaar weg hebben. Om meer inzicht te geven in de werking van IP bellen hebben we hieronder de meest gebruikte voor u in een overzicht gezet.

Wat is een Auto Attendant?

In het Nederlands noemen we dit vaak een keuzemenu. Een systeem dat in zekere zin de receptioniste vervangt. Zie de uitleg van het keuzemenu hier onder, of vergelijk het met een IVR, zie onderstaande tekst voor meer uitleg.

Wat is Auto Provisioning?

Door Auto Provisioning meldt de VoIP telefoon zichzelf aan op de juiste telefoonserver. In het toestel wordt een URL (websitelink) gezet naar de telefoonserver waarmee hij verbinding maakt en de juiste instellingen van de server ontvangt. Op deze manier kunnen de VoIP telefoons op afstand een update ontvangen of aangepast worden.

Wat is Barge-in?

De letterlijke Nederlandse vertaling is: binnenstormen. Sommige gebruikers kunnen rechten toegewezen krijgen met de mogelijkheid om tijdens een bestaand gesprek van een collega zichzelf toe te voegen tot het gesprek als een 3e gesprekspartner.

Wat is BLF (busy lamp field)?

Door dit rode of groene lampje kunt u zien of een collega in gesprek is of beschikbaar. Dit lampje zit verwerkt in hetzelfde knopje waarmee u ook uw collega snel kunt bellen zonder een nummer te onthouden, of een bestaand gesprek doorschakelt naar deze collega.

Wat is een Call Blocker?

Wanneer u wordt lastig gevallen door een bepaald persoon of nummer, kunt u met een instelling dat nummer blokkeren om u te bellen. In het Nederlands zou u kunnen zeggen: blokkeer telefoonnummer.

Wat is Cascading?

Cascade is een Engelse benaming voor een trapsgewijze waterval. Op basis van een tijdsinterval laat deze ‘waterval’ een inkomend gesprek eerst rinkelen op 1 toestel, daarna samen met een 2e, en daarna weer met een volgende. Dit kan 1 toestel extra per keer, maar ook voor meerdere toestellen tegelijk ingesteld worden. Op deze manier is de kans het grootst dat een inkomend gesprek wordt uiteindelijk wordt opgepakt.

Wat is Call Forwarding?

Als u even niet aanwezig bent kunt u de gesprekken doorsturen naar een ander (mobiel) nummer, zodat u geen belangrijke gesprekken hoeft te missen.

Wat is een Call Pickup?

Deze functie geeft u de mogelijkheid een inkomend telefoongesprek dat gericht is aan uw collega, op uw eigen toestel op te nemen. U hoeft dus niet van uw plek om de telefoon van uw collega op te pakken. Dit moet wel ingesteld worden op uw IP telefoon.

Wat is Call Recording?

U kunt hiermee gesprekken opnemen en later terugluisteren, met deze functie heeft u altijd een geheugensteuntje.

Wat zijn Call Reports?

Dat zijn overzichten waarmee u kan zien hoeveel en wanneer een gebruiker heeft gebeld. In combinatie met een callcenter kunt u ook inzicht krijgen in hoe lang het duurt voor een gesprek wordt opgenomen, welke medewerker de meeste gesprekken oppakt, en de tijdsduur van de gesprekken per medewerker.

Wat is een Conference?

Met deze functie kunt u een telefonische vergadering houden met meerdere collega`s tegelijk, die op verschillende locaties zouden kunnen zitten. Oftewel een telefonische vergadering.

Wat is DND ?

Wanneer u even tijdelijk niet beschikbaar bent om wat voor reden dan ook, kunt u uw toestel op DND zetten. Niemand kan u dan nog telefonisch storen. DND staat voor Do Not Disturb.

Wat is de Doorschakel-app?

Met een gratis app voor Android en iPhone kunt u uw telefoonnummer met één druk op de knop doorschakelen naar uw mobiele telefoon of een andere externe bestemming. Handig als u even niet op kantoor aanwezig bent.

Wat is een Fax2email?

Met deze funcite kunt u faxen ontvangen als een PDF‑bestand in uw e-mail.

Wat zijn Inkomende oproepregels?

Dit is de kracht van VoIP. Met een gala aan instellingen kunt u inkomende gesprekken regelen als een verkeersregelaar. U kunt deze aan tijdsintervallen koppelen zodat u op basis van uw openingstijden, lunchpauzes en buitenkantoor-tijden een beller de juiste informatie kunt geven of met het juiste nummer doorverbindt. Dit kunt u zo uitgebreid instellen als u zelf wilt. Samen met het Keuzemenu en de Wachtrij geeft dit u de meeste controle over uw zakelijke telefonie,

Wat is Intercom/Paging?

Als er een calamiteit is, kan er via de intercomfunctie een oproep gedaan worden op alle beschikbare toestellen zonder dat iemand de hoorn hoeft op te nemen. De oproep zal dan via de luidspreker (indien aanwezig) op elk aangesloten toestel te horen zijn.

Wat is een IVR?

IVR staat voor Interactive Voice Response. Wat in veel gevallen lijkt op een keuzemenu, maar meestal uitgebreider is qua werking en intelligentie. Er kan gewerkt worden met nummer herkenning, tijd intervallen, naam herkenning etc.

Wat is een Keuzemenu?

Het keuzemenu speelt een geluidsbestand af waarin de beller kan kiezen met welke persoon of afdeling hij verbonden wil worden, door het kiezen van een nummer. Zo komt een beller door keuzes te maken bij de juiste persoon of afdeling terecht.

Wat is een Oproep parkeren?

Gesprekken kunnen hiermee in de wacht worden gezet dmv een toestcombinatie, en op een ander toestel opgenomen worden. Het gesprek wordt dan op de telefooncentrale in de wacht gezet, waarna dit gesprek voor elk toestel toegankelijk is.

Wat is Speed Dial?

Dat is een knop op een VoIP telefoon waarmee je direct een telefoonnummer kan bellen zonder een heel telefoonnummer in te toetsen of het ingebouwde telefoonboek te hoeven raadplegen.

Wat is een Voicemail to e-mail?

Als u de telefoon niet kunt beantwoorden, kan de beller een voicemail inspreken. Zodra er een voicemail is ingesproken ontvangt u per e-mail het ingesproken bericht. Op de meeste VoIP toestellen zit ook een aparte knop voor voicemail waarmee u direct uw voicemail kunt beluisteren.

Wat is een Wachtrij?

Wilt u niet dat uw klant een ingesprektoon hoort? Dan is de wachtrij een uitermate mooie schakel in het systeem. Op deze manier wordt de beller geparkeerd totdat een medewerker weer bereikbaar is. Ondertussen kan de beller naar een achtergrondmuziekje luisteren, en hoort de beller hoeveel wachtenden er voor hem zijn. Deze wachtrij biedt met rapporten en statistieken een prima middel voor callcenter‑monitoring.

Wat is Wachtstandmuziek (Music on Hold)?

Wachten aan de telefoon is saai en vervelend. Met een wachtstand muziekje laat u de beller even genieten van muziek, terwijl u de gegevens van de beller opzoekt.

Wat is Zelf beheer?

Wilt u zelf doorschakelingen instellen, inzicht hebben in al uw gesprekken of zien welke medewerker de langste gesprekken voert, dan kunt u toegang krijgen tot uw eigen telefonieportaal.